Recording an Expense by Scanning the Invoice QR Code

The system allows you to record a new expense by scanning the invoice’s QR code, and the system automatically extracts the expense and supplier data from the invoice. This reduces the time spent on data entry and improves accuracy. This guide explains the scanning steps, the data the system extracts automatically, and how it handles the supplier extracted from the invoice.

• Tapping Add (+) from the Expenses List screen, then tapping the QR scan icon.
• Tapping Add Expense from the Dashboard.

Then choosing to scan the invoice via QR.

• Guidance message shown to the user: “Scan invoice’s QR code to add expenses swiftly.”
• Flash icon to turn the light on/off when scanning in a dark environment.
• A square scan frame in the center of the screen to align the camera with the invoice’s QR code.
• An arrow to proceed or skip (top-right of the screen).

• Tap the QR scan icon from the “Add Expense” screen, or from the “Expenses” list screen.
• Point the device’s camera at the QR code printed on the invoice, within the scan frame.
• The system reads the code automatically and begins extracting the invoice data, without requiring any additional action from the user.
• Once extraction succeeds, the “Add Expense” screen opens with the supported fields filled in automatically.
• Review the extracted data and edit it if needed, then tap “Save“.

• Amount: automatically filled with the value extracted from the QR code, and remains editable.
• Tax 1: automatically filled with its type, rate, and calculated amount, if this data is available on the scanned invoice.
• Total incl. Tax: automatically updated based on the extracted amount and tax.
• Supplier: automatically filled only if a matching supplier is found using the C.R / unified number extracted from the QR code; otherwise, it remains empty.
• 

بعد استخراج السجل التجاري (C.R) للمورّد من رمز QR:

• يبحث النظام عن مورّد موجود مسبقًا باستخدام رقم السجل التجاري (باعتباره رقمًا فريدًا).
• إذا تم العثور على مورّد مطابق: يُملأ حقل المورّد تلقائيًا بالمورّد المطابق.
• إذا لم يتم العثور على مورّد مطابق:
  • يبقى حقل المورّد فارغًا.
  • لا يتم إنشاء أو اختيار اسم المورّد المستخرج تلقائيًا.
  • يمكن للمستخدم اختيار مورّد يدويًا إذا لزم الأمر.

عند إنشاء مصروف عبر مسح الفاتورة بـ QR، يستخرج النظام بيانات المورّد (اسم المورّد والرقم الضريبي)، ويتحقق من وجوده مسبقًا في النظام باستخدام:

• اسم المورّد.
• الرقم الضريبي.

• يُعامَل المورّد كمورّد جديد.
• يفتح النظام تلقائيًا جدول بيانات لإدخال بيانات المورّد، مُعبّأ مسبقًا بالبيانات المستخرجة من رمز QR.
• يمكن للمستخدم تعديل اسم المورّد، الرقم الضريبي، أو أي بيانات إضافية أخرى للمورّد.
• لا يُحفظ المورّد تلقائيًا؛ يجب على المستخدم الضغط على “حفظ” بشكل صريح.
• بعد الحفظ: يُغلق جدول بيانات المورّد، ويعود المستخدم إلى شاشة المصروف، ويبقى المصروف غير محفوظ حتى يضغط المستخدم على حفظ.

ملاحظة تظهر في أعلى جدول بيانات المورّد:

تم استخراج بيانات هذا المورد من الفاتورة الممسوحة ضوئياً. يرجى مراجعة البيانات قبل الحفظ.

يُنشأ المصروف بالبيانات المستخرجة عبر مسح QR، مع أي تعديلات يدوية أدخلها المستخدم.
يظهر المصروف الجديد ضمن قائمة المصروفات فور الحفظ، مع عرض رسالة تأكيد “تم اضافة فاتورة المصروفات بنجاح“.

يجب توفر المبلغ والتاريخ قبل تفعيل زر “حفظ“، سواء عبر الاستخراج التلقائي أو التعديل اليدوي.
عند مسح فاتورة بـ QR ولم يُعثر على مورّد مطابق، لا يُحفظ المورّد الجديد إلا بضغط صريح على “حفظ” داخل جدول بيانات المورّد.