Attendance Summary Report
About the Report
The Attendance Summary Report displays attendance, absence, and leave statistics for each employee over a specified time period, along with illustrative charts. The report shows the number of attendance and absence days, leave types, expected and actual working hours, delays, and overtime. It is used to get a comprehensive and quick overview of attendance performance for a group of employees or an entire department.
How to View the Report
- Click on “Reports” from the sidebar menu.
- Navigate to the “Employee Reports” section.
- Select “Summary Attendance Sheet Report”.
- You can apply several filters before viewing the report:
- Employee: Search for one or more employees by name, code, email, department, or branch. Multiple employees can be selected at once. If no employee is selected, the system will display all employees.
- Date From / Date To: Specify the time period for which you want to view attendance data.
- Shift: Filter results to display employees of a specific shift only. If no shift is selected, the system will display all shifts.
- Branch: Filter results to display employees of a specific branch only. If no branch is selected, the system will display all branches.
- Group By: Choose how to group and display the report data. Six grouping options are available — see the “Grouping Methods” section below for details.
- Click “View Report” to refresh the results, or click “Clear Filter” to return to the default settings.
- You can export the report using the “Export” button to:
- CSV
- Excel
- PDF without chart
طرق التجميع
The report can be displayed in six different grouping methods, selected from the “Group By” field:
- Employee: Displays one row per employee summarizing total attendance data across the entire period.
- Daily: Displays data broken down by day, with one row per day per employee.
- Weekly: Displays data grouped week by week over the selected period.
- Monthly: Displays data grouped month by month over the selected period.
- Yearly: Displays data grouped year by year over the selected period.
- Department: Displays data grouped by department, with one row per department aggregating its employees’ data.
طريقة العرض
يتوفر التقرير بطريقتين للعرض يمكن التبديل بينهما من أعلى الصفحة:
- الملخص: يعرض إجماليات الحضور لكل موظف أو تجميع في صف واحد مع رسوم بيانية توضيحية.
- التفاصيل: يعرض بيانات تفصيلية أكثر لكل سجل حضور.
أعمدة التقرير
يعرض الجدول إحصاءات الحضور موزَّعةً على الأعمدة التالية:
- موظف: اسم الموظف وكوده.
✅ الحضور والغياب
- حاضر: عدد أيام الحضور الفعلي من إجمالي أيام العمل (مثال: 1/21).
- غائب: عدد أيام الغياب بدون إذن من إجمالي أيام العمل.
🟠 الإجازات
- إجازة عارضة: عدد أيام الإجازة العارضة المستخدمة من إجمالي أيام العمل.
- إجازة اعتيادية: عدد أيام الإجازة الاعتيادية المستخدمة من إجمالي أيام العمل.
⏱️ ساعات العمل والانضباط
- تسجيل دخول فقط: عدد الأيام التي سجّل فيها الموظف دخولاً فقط دون تسجيل خروج.
- تسجيل خروج فقط: عدد الأيام التي سجّل فيها الموظف خروجاً فقط دون تسجيل دخول.
- عدد ساعات العمل المتوقعة: إجمالي الساعات المفترض عملها وفق الوردية المحددة.
- عدد ساعات العمل الفعلية: إجمالي الساعات التي عملها الموظف فعلياً.
- تسجيل دخول متأخر: عدد الأيام التي تأخر فيها الموظف عن وقت الدخول المحدد.
- تسجيل دخول مبكر: عدد الأيام التي حضر فيها الموظف قبل وقت الدخول المحدد.
- ساعات العمل الإضافية: إجمالي ساعات العمل الإضافية التي تجاوز فيها الموظف وقت الدوام.
- ساعات الغياب: إجمالي ساعات الغياب غير المبرر.
📊 صف الإجماليات
- يظهر في أسفل الجدول ويعرض النسب المئوية الإجمالية لكل عمود على مستوى جميع الموظفين الظاهرين في التقرير.